La Inspección de Trabajo ha publicado un criterio técnico con relación al registro de jornada. De este criterio podemos destacar los siguientes puntos:

Obligatoriedad del Registro de jornada

Para empezar, se indica que es una obligación, y no una opción de la empresa, garantizar el registro de jornada. Por lo tanto, es una obligación establecer un registro de jornada.

Contenido del Registro de jornada

En cuanto al contenido del registro, se especifica que no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de jornada, pero nos indica que sería conveniente que el registro ofreciera una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.

Hace también referencia a que tendrán en cuenta si se ha establecido una distribución irregular de la jornadao una distribución del tiempo de trabajo diario diferente por convenio colectivo, o en su defecto, por acuerdo entre la empresa y la RLT. En estos casos especifica que, para determinar un posible incumplimiento, habrá que hacerlo de forma integral, por lo que necesitarán una visión anual y no podrán determinarse incumplimientos hasta el final del ejercicio.

Además, haciendo referencia a la sentencia del TJUE, nos indica que el sistema implantado debe ser objetivo y fiable y debe permitir computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador.

También nos avisa que en caso contrario, toda la jornada entre la hora de inicio y la de finalización del registro se podría presumir tiempo de trabajo efectivo, y que le correspondería a la empresa acreditar lo contrario.

Y nos dice que la negociación colectiva o los acuerdos de empresa sobre la organización y documentación del registro deben ser el instrumento para precisar cómo se consideran las interrupciones, las pausas o la flexibilidad del tiempo de trabajo.

Conservación del Registro de jornada

Los registros se conservarán, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante 4 años.

Se nos indica que, sea cual sea el medio de conservación de los registros, este debe garantizar la fiabilidad y veracidad de los datos registrados.

Además, el medio debe ser accesible, y por lo tanto, se debe poder acceder a los registros en cualquier momento, si se solicita, y debe estar permanente y físicamente en el centro de trabajo, o accesible desde este de manera inmediata.

Los registros en formato papel se podrán guardar en soporte informático, mediante el escaneo de los documentos originales, con las debidas garantías.

Sin embargo, tenerlos a disposición de las personas trabajadoras y de los representantes legales no conlleva la obligación de entrega de copias -a menos que venga establecido por convenio o pacto-, pero sí la de permitir su consulta.

Organización y documentación del registro

La forma de organización y documentación del registro será la que se establezca mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, si no hay nada establecido, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Es competencia de la Inspección verificar que el sistema establecido viene precedido de un procedimiento de negociación o consulta con los representantes de los trabajadores.

El sistema de registro debe ser objetivo y debe garantizar la fiabilidad, veracidad y la no alteración a posteriori de los datos, además de respetar la normativa sobre protección de datos.

El registro debe ser documentado, por lo tanto cuando el mismo se realice por medios electrónicos o informáticos (ejemplo: tarjeta magnética, huella dactilar o ordenador) la Inspección podrá requerir la impresión o la descarga en soporte informático, en formato legible y tratable, de los registros correspondientes al período que se considere. En caso de formato papel puede pedir copia y, en caso de que no se disponga de medios para su copia, podrá realizar fotografías, tomar notas, etc.

Régimen sancionador

La modificación introducida en el régimen sancionador es clara. No cumplir las normas en este caso está tipificado como una infracción grave.

Ante todos estos puntos, les recomendamos que se establezca un registro de jornada, que este sea objetivo y fiable, que se registren las interrupciones entre jornadas y que sea accesible en cualquier momento desde el centro de trabajo.

Además, que se acuerde la consideración que tienen las pausas, las interrupciones y la flexibilidad del tiempo de trabajo para evitar dudas y tener claro qué se considera tiempo de trabajo y qué no.

En caso de haber en la empresa representación de los trabajadores, es aconsejable que su forma de organización y documentación, si no viene establecida en el convenio colectivo o acuerdo de empresa, se haya pactado con la representación de los trabajadores o, al menos, que haya sido precedida de un procedimiento de negociación o consulta.