Muy a menudo nos encontramos que, cuando trabajamos de subcontratistas para una empresa principal, esta nos solicita una serie de documentación que, de no entregarla, puede suponer que la empresa principal nos retenga el pago, e incluso nos amenace de dejar de trabajar con nosotros.

O puede que nosotros, como empresa principal, para la ejecución de unos trabajos, solicitemos a las empresas que hemos subcontratado para la ejecución de los mismos que nos entreguen una serie de documentación con la voluntad de protegernos ante una futura reclamación por sus incumplimientos con la administración o con sus trabajadores.

¿Qué documentación es realmente necesario que entreguemos o pidamos? ¿Con la entrega de esta documentación nos ponemos en riesgo con la normativa de protección de datos?

Estas suelen ser algunas de las preguntas que habitualmente nos hacemos, y que trataremos de resolver en este artículo.

Aquí hay que hacer una primera gran división de empresas, según si la empresa subcontratada realiza la misma actividad que la empresa principal o, simplemente, la empresa subcontratada realiza funciones auxiliares que no corresponden a la misma actividad de la empresa principal, por ejemplo, la externalización de servicios de limpieza, seguridad, transporte, informática, etc. El grado de responsabilidad es muy diferente en un supuesto u otro tal como a continuación detallamos.

a) Subcontratación de empresas que realizan la misma actividad:

Es en esta situación que la responsabilidad del empresario principal es notoria y por este hecho se pide una serie de documentación (a veces incluso excesiva). Esta documentación se solicita porque el empresario principal responde de manera solidaria de ciertas obligaciones de la subcontratada (salarios, cotizaciones de la Seguridad Social y algunas obligaciones tributarias). Aparte, en el supuesto de un accidente de trabajo de un trabajador subcontratado, en muchas ocasiones significa responder solidariamente de las denuncias penales, de las sanciones administrativas, del recargo de prestaciones y de una demanda de daños y perjuicios que afecte a las dos empresas, lo que conlleva que se solicite de manera extensiva la documentación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones preventivas.

De este modo, como el empresario principal responde de los salarios de los trabajadores de la subcontratada (durante el último año), pide que se le justifique el pago de los salarios.

Como el empresario principal también es responsable solidario de las obligaciones con la Seguridad Social del empresario subcontratado, le pide que justifique los ingresos y pagos a este organismo mensualmente. Pero además, es necesario que pida directamente a la Seguridad Social una certificación negativa, la cual informará que antes de iniciar la ejecución de los servicios esta empresa se encuentra al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social. Hay que pedir un certificado específico a la TGSS, no todos los certificados sirven. De no solicitarlo podría responder de toda la deuda que la subcontratada mantiene con la TGSS antes de trabajar con la empresa principal.

Y finalmente, como la subcontratante puede ser responsable en el supuesto de un accidente de trabajo, también es necesario que pida a la subcontratada toda la documentación de prevención de riesgos laborales (evaluación de riesgos, planificación, formación, vigilancia de la salud, etc.).

b) Subcontratación de empresas que NO realizan la misma actividad:

Cuando la empresa subcontratada no realiza la actividad propia de la empresa principal, la responsabilidad de la principal se reduce considerablemente. Y se reduce a que puede responder subsidiariamente (no solidariamente) de las obligaciones de cotización a la Seguridad Social en el supuesto de impago de la subcontrata, por lo que habría que pedir el cumplimiento de las obligaciones de ingreso. Por lo tanto, hay que pedir un certificado específico a la TGSS, no todos los certificados sirven. De no solicitarlo podría responder de la deuda que la subcontratada mantiene con la TGSS.

Aunque no existe ninguna norma en concreto, también habría que cumplir con determinada normativa de prevención de riesgos con la voluntad de reducirlos con respecto a la coordinación empresarial, entrega de evaluaciones, etc., por lo que puede suponer que un trabajador ajeno a nuestra empresa se accidente en nuestras instalaciones, de ahí la conveniencia de comprobar que se encuentran afiliados al régimen que corresponda de la Seguridad Social.

Afectación por la política de protección de datos:

Desde el punto de vista de protección de datos, hay que tener en cuenta que, en un sentido estricto de la ley, únicamente podemos comunicar a la empresa principal la documentación requerida de aquellos trabajadores que serán cedidos. Además, si atendemos al principio del mínimo privilegio, deberíamos limitar el acceso a los datos mínimos imprescindibles.

Sin embargo, en la práctica sabemos que la empresa principal nos requiere toda una serie de documentación que, pudiendo ser excesiva en algunas ocasiones, supedita la firma del contrato. También nos encontramos con que hay documentos que, desde la misma Administración no se permite individualizar para aquellos trabajadores afectados por la subcontrata. En algunos casos, incluso, son los propios aplicativos de gestión de la subcontratación los que no permiten subir documentos que hayan sido manipulados por la empresa, como sería el borrado de los datos de los trabajadores que no se deben revelar a la empresa principal. Es por ello, que nuestra recomendación es que, en la medida de lo posible, si el caso concreto y la técnica nos lo permiten, únicamente comuniquemos a la empresa principal los datos mínimos exigidos referentes a los trabajadores afectados por la subcontrata.