Muy a menudo nos encontramos que, cuando trabajamos de subcontratistas para una empresa principal, esta nos solicita una serie de documentación que, de no entregarla, puede suponer que la empresa principal nos retenga el pago, e incluso, nos amenace de dejar de trabajar con nosotros.

O puede ser que, nosotros como empresa principal, para la ejecución de unos trabajos, solicitemos a las empresas que hemos subcontratado para la ejecución de los mismos, que nos entreguen un seguido de documentación con la voluntad de protegernos ante una futura reclamación para sus incumplimientos con administración o trabajadores.

¿Qué documentación realmente hace falta que entreguemos o pidamos? ¿Con la entrega de esta documentación nos ponemos en riesgo con la normativa de protección de datos?

Estas suelen ser algunas de las preguntas que habitualmente nos hacemos, y que miramos de resolver en esta circular en la medida de los posible.

1). Responsabilidad de la empresa principal por lo que respeta a las obligaciones de la empresa subcontratista:

 Aquí hay que hacer una primera gran división de empresas según si, la empresa subcontratada realiza la misma actividad que la empresa principal o simplemente la empresa subcontratada realiza funciones auxiliares que no corresponden a la misma actividad de la empresa principal, por ejemplo, la externalización de servicios de limpieza, seguridad, transporte, informática, etc. El grado de responsabilidad es muy diferente a un supuesto u otro, como a continuación detallamos.

 

a) Subcontratación de empresas que realizan la misma actividad:

Es en esta situación que la responsabilidad del empresario principal es notoria y por este hecho, se pide una serie de documentación (a veces incluso excesiva). Esta documentación se solicita para que el empresario principal responda de manera solidaria con ciertas obligaciones de la subcontratada (salarios, cotizaciones de la Seguridad Social y ciertas obligaciones tributarias). Aparte, en el supuesto de un accidente de trabajo de un trabajador subcontratado, en muchas ocasiones significa responder solidariamente de las demandas penales, de las sanciones administrativas, del recargo de prestaciones y de una demanda de daños y perjuicios que afectan a las dos empresas, hecho que conlleva que se solicite de manera extensiva la documentación acreditativa del cumplimiento con las obligaciones preventivas.

De este modo, como que el empresario principal responde de las deudas salariales de los trabajadores de “la subcontrata” (durante el último año), esta pide que se justifique el pago de los salarios.

Como que el empresario principal también es responsable solidario de las obligaciones de la Seguridad Social del empresario subcontratado, se pide que se justifiquen los ingresos y pagos a este organismo mensualmente. Pero, además, es necesario que pida directamente a la Seguridad Social una certificación negativa, la cual informará que antes de iniciar la ejecución de los servicios esta empresa se encuentra al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social. Hay que pedir un certificado especifico a la TGSS, no todos los certificados sirven. De no solicitarlo (pues tiene la potestad de eximir al subcontratista de aportarlo) podría responder de toda la deuda que la subcontratada mantiene con la TGSS antes de trabajar con la empresa principal.

Y finalmente, como que puede ser responsable en el marco de subcontrata de un supuesto de accidente de trabajo, también es necesario que se pida toda la documentación de prevención de riesgos laborales. (Evaluación de riesgos, planificación, formación, vigilancia de la salud, etc).

 

b) Subcontratación de empresas que NO realizan la misma actividad:

 Cuando la empresa subcontratada no realiza la actividad propia de la empresa principal, la responsabilidad de la principal se reduce considerablemente. Y se reduce a que puede responder subsidiariamente (no solidariamente) de las obligaciones de cotización a la Seguridad Social en el supuesto de impago de la subcontrata, hecho por el cual haría falta pedir (queda a potestad de la empresa principal) el cumplimiento de las obligaciones de ingreso a través de un certificado específico expedido por la TGSS. De no verificar el cumplimiento de estas obligaciones podría responder a la deuda que la subcontratada mantiene con la TGSS.

Aunque no está regulado expresamente, también habría que cumplir con la determinada normativa de prevención de riesgos con la voluntad de reducirlos con respeto a la coordinación empresarial, entre de evaluaciones, etc., por lo que puede suponer por ejemplo que un trabajador ajeno a nuestra empresa se accidente a nuestras instalaciones y poder comprobar que se encuentren afiliados al régimen que corresponda de la Seguridad Social.

 

AFECTACIÓN POR LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Desde el punto de vista de protección de datos, hay que tener en cuenta que, en un sentido estricto de la Ley, únicamente podemos comunicar a la empresa principal la documentación requerida de aquellos trabajadores que serán cedidos.

Además, si atendemos al Principio del mínimo privilegio, deberíamos de limitar el acceso a los datos mínimos imprescindibles.

Sin embargo, en la práctica sabemos que la empresa principal nos requiere todo un seguido de documentación que, pudiendo ser excesiva en algunas ocasiones, supedita la firma del contrato. También nos encontramos con que hay documentos que, desde la misma Administración no se permite individualizar por aquellos trabajadores afectados por la subcontrata. En algunos casos, incluso son los propios aplicativos de gestión de la subcontratación los que no permiten subir documentos que hayan sido manipulados por la empresa, como sería el borrado de los datos de los trabajadores que no se deben revelar a la empresa principal.

Es por ello, que nuestra recomendación es que, en la medida de los posible, si el caso concreto y la técnica nos lo permite, únicamente comunicamos a la empresa principal los datos mínimos exigidos referentes únicamente a aquellos trabajadores afectados por la subcontrata.