Molt sovint ens trobem que quan treballem de subcontractistes per una empresa principal, aquesta ens sol·licita un seguit de documentació que, de no entregar-la-hi, pot suposar que l’empresa principal ens retingui el pagament i, fins i tot, ens amenaci de deixar de treballar amb nosaltres.

O pot ser que nosaltres, com a empresa principal, sol·licitem a les empreses que hem subcontractat per a l’execució d’unes feines, que ens entreguin un seguit de documentació amb la voluntat de protegir-nos davant d’una futura reclamació pels seus incompliments amb l’administració o amb els seus treballadors.

Quina documentació realment cal que entreguem o demanem? Amb l’entrega d’aquesta documentació, ens posem en risc amb la normativa de protecció de dades?

Aquestes solen ser algunes de les preguntes que habitualment ens fem, i que mirarem de resoldre en aquest article.

Aquí cal fer una primera gran divisió d’empreses segons si la subcontractada realitza la mateixa activitat que l’empresa principal o si realitza funcions auxiliars que no corresponen a la mateixa activitat de l’empresa principal, per exemple, l’externalització de serveis de neteja, seguretat, transport, informàtica, etc. El grau de responsabilitat és molt diferent en un supòsit o l’altre, tal com tot seguit detallem.

a) Subcontractació d’empreses que realitzen la mateixa activitat:

És en aquesta situació que la responsabilitat de l’empresari principal és notòria i per aquest fet es demana un seguit de documentació (a vegades fins i tot excessiva). Aquesta documentació se sol·licita perquè l’empresari principal respon de manera solidària de certes obligacions de la subcontractada (salaris, cotitzacions de la Seguretat Social i algunes obligacions tributàries). A més, en el supòsit d’un accident de treball d’un treballador subcontractat, en moltes ocasions significa respondre solidàriament de les denúncies penals, de les sancions administratives, del recàrrec de prestacions i d’una demanda de danys i perjudicis que afecti les dues empreses, fet que comporta que se sol·liciti de manera extensiva la documentació acreditativa del compliment de les obligacions preventives.

D’aquesta manera, com que l’empresari principal respon dels salaris dels treballadors de la subcontractada (durant el darrer any), demana que se li justifiqui el pagament dels salaris.

Com que l’empresari principal també és responsable solidari de les obligacions amb la Seguretat Social de l’empresari subcontractat, li demana que justifiqui els ingressos i pagaments a aquest organisme mensualment. Però a més, cal que demani directament a la Seguretat Social una certificació negativa que acrediti que, abans d’iniciar l’execució dels serveis, l’empresa es troba al corrent de les seves obligacions amb aquell organisme. Cal demanar un certificat específic a la TGSS, no tots els certificats serveixen. Si no el sol·licita, es podria respondre de tot el deute que la subcontractada manté amb la TGSS abans de treballar amb l’empresa principal.

Finalment, com que la subcontractant pot ser responsable en el supòsit d’un accident de treball, també cal demanar a la subcontractada tota la documentació de prevenció de riscos laborals (avaluació de riscos, planificació, formació, vigilància de la salut, etc.).

b) Subcontractació d’empreses que NO realitzen la mateixa activitat:

Quan l’empresa subcontractada no realitza l’activitat pròpia de l’empresa principal, la responsabilitat de la principal es redueix considerablement. I es redueix a què pot respondre subsidiàriament (no solidàriament) de les obligacions de cotització a la Seguretat Social en el supòsit d’impagament de la subcontractada, fet pel qual caldria demanar el compliment de les obligacions d’ingrés. Per tant, cal demanar un certificat específic a la TGSS.

Tot i que no existeix cap norma en concret, també caldria complir amb determinada normativa de prevenció de riscos amb la voluntat de reduir-los pel que fa a la coordinació empresarial, entrega d’avaluacions, etc., pel que pot suposar que un treballador aliè a la nostra empresa s’accidenti a les nostres instal·lacions, d’aquí la conveniència de comprovar que es troben afiliats al règim que pertoqui de la Seguretat Social.

Afectació per la política de protecció de dades:

Des del punt de vista de protecció de dades, cal que tinguem en compte que, en un sentit estricte de la llei, únicament podem comunicar a l’empresa principal la documentació requerida d’aquells treballadors que seran cedits. A més, si atenem al principi del mínim privilegi, hauríem de limitar l’accés a les dades mínimes imprescindibles.

Tot i això, a la pràctica sabem que l’empresa principal ens requereix tot un seguit de documentació que, podent ser excessiva en algunes ocasions, supedita la firma del contracte. També ens trobem que hi ha documents que, des de la mateixa Administració, no es permet individualitzar per aquells treballadors afectats per la subcontractada. En alguns casos, fins i tot, són els propis aplicatius de gestió de la subcontractació els que no permeten pujar documents que hagin estat manipulats per l’empresa, com seria l’esborrat de les dades dels treballadors que no s’han de revelar a l’empresa principal.

És per això, que la nostra recomanació és que en la mesura que puguem, si el cas concret i la tècnica ens ho permeten, únicament comuniquem a l’empresa principal les dades mínimes exigides referents als treballadors afectats per la subcontractació.