Molt sovint ens trobem que, quan treballem de subcontractistes per una empresa principal, aquesta ens sol·licita un seguit de documentació que, de no entregar-la, pot suposar que l’empresa principal ens retingui el pagament, i fins i tot, ens amenaci de deixar de treballar amb nosaltres.

O pot ser que, nosaltres com a empresa principal, per l’execució d’uns treballs, sol·licitem a les empreses que hem subcontractat per l’execució dels mateixos, que ens entreguin un seguit de documentació amb la voluntat de protegir-nos davant d’una futura reclamació pels seus incompliments amb administració o treballadors.

Quina documentació realment cal que entreguem o demanem? Amb l’entrega d’aquesta documentació ens posem en risc amb la normativa de protecció de dades?

Aquestes solen ser algunes de les preguntes que habitualment ens fem, i que mirarem de resoldre en aquesta circular en la mesura del possible.

 

1). Responsabilitat de l’empresa principal pel que respecta a les obligacions de l’empresa subcontractista:

Aquí cal fer una primera gran divisió d’empreses segons si, l’empresa subcontractada realitza la mateixa activitat que l’empresa principal o simplement l’empresa subcontractada realitza funcions auxiliars que no corresponen a la mateixa activitat de l’empresa principal, per exemple, l’externalització de serveis de neteja, seguretat, transport, informàtica, etc. El grau de responsabilitat és molt diferent en un supòsit o altre tal com tot seguit detallem.

 

a) Subcontractació d’empreses que realitzen la mateixa activitat:

És en aquesta situació que la responsabilitat de l’empresari principal és notòria i per aquest fet, es demana un seguit de documentació (a vegades fins i tot excessiva). Aquesta documentació es sol·licita perquè l’empresari principal respon de manera solidària amb certes obligacions de la subcontractada (salaris, cotitzacions de la Seguretat Social i certes obligacions tributàries). A part, en el supòsit d’un accident de treball d’un treballador subcontractat, en moltes ocasions significa respondre solidàriament de les demandes penals, de les sancions administratives, del recàrrec de prestacions i d’una demanda de danys i perjudicis que afecten a les dues empreses, fet que comporta es sol·liciti de manera extensiva la documentació acreditativa del compliment amb les obligacions preventives.

D’aquesta manera, com que l’empresari principal respon dels deutes salarials dels treballadors de “la subcontracta” (durant el darrer any), aquest demana que es justifiqui el pagament dels salaris.

Com que l’empresari principal també és responsable solidari de les obligacions de la Seguretat Social de l’empresari subcontractat, es demana que es justifiquin els ingressos i pagaments a aquest organisme mensualment.  Però a més, cal que demani directament a la Seguretat Social una certificació negativa, la qual ha d’informar que abans d’iniciar l’execució dels serveis aquesta empresa es troba al corrent de les seves obligacions amb la Seguretat Social. Cal demanar un certificat específic a la TGSS, no tots els certificats serveixen. De no sol·licitar-lo (doncs te la potestat d’eximir al subcontractista d’aportar-ho) es podria respondre de tot el deute que la subcontractada manté amb la TGSS abans de treballar amb l’empresa principal.

I finalment, com que pot ser responsable en el marc de la subcontracta d’un supòsit d’un accident de treball, també cal que es demani tota la documentació de prevenció de riscos laborals. (Avaluació de riscos, planificació, formació, vigilància de la salut,  etc.).

 

b) Subcontractació d’empreses que NO realitzen la mateixa activitat:

Quan l’empresa subcontractada no realitza l’activitat pròpia de l’empresa principal, la responsabilitat de la principal es redueix considerablement. I es redueix a que pot respondre subsidiàriament (no solidàriament) de les obligacions de cotització a la Seguretat Social en el supòsit d’impagament de la subcontracta, fet pel qual caldria demanar (queda a potestat de l’empresa principal)  el compliment de les obligacions d’ingrés a través d’un certificat específic expedit per la TGSS. De no verificar el compliment d’aquestes obligacions podria respondre del deute  que la subcontractada manté amb la TGSS.

Tot i que no està regulat expressament, també caldria complir amb determinada normativa de prevenció de riscos amb la voluntat de reduir-los pel que fa a la coordinació empresarial, entrega d’avaluacions, etc., pel que pot suposar per exemple que un treballador aliè a la nostra empresa s’accidenti a les nostres instal·lacions i poder comprovar que es troben afiliats al règim que pertoqui de la Seguretat Social.

 

AFECTACIÓ PER LA POLÍTICA DE PROTECCIÓ DE DADES

Des del punt de vista de protecció de dades, cal que tinguem en compte que, en un sentit estricte de la Llei, únicament podem comunicar a l’empresa principal la documentació requerida d’aquells treballadors que seran cedits.

A més, si atenem al Principi del mínim privilegi, hauríem de limitar l’accés a les dades mínimes imprescindibles.

Tot i això, a la pràctica sabem que l’empresa principal ens requereix tot un seguit de documentació que, podent ser excessiva en algunes ocasions, supedita la firma del contracte. També ens trobem que hi ha documents que, des de la mateixa Administració no es permet individualitzar per aquells treballadors afectats per la subcontracta. En alguns casos, fins i tot, són els propis aplicatius de gestió de la subcontractació els que no permeten pujar documents que hagin estat manipulats per l’empresa, com seria l’esborrat de les dades dels treballadors que no s’han de revelar a l’empresa principal.

És per això, que la nostra recomanació és que en la mesura del possible, si el cas concret i la tècnica ens ho permeten, únicament comuniquem a l’empresa principal les dades mínimes exigides referents únicament a aquells treballadors afectats per la subcontracta.